Checkliste Dokumentation: Vorbereitung auf die Maschinenverordnung 2027

Am 20. Januar 2027 wird die EU-Verordnung 2023/1230 über Maschinen vollständig anwendbar und ersetzt die Richtlinie 2006/42/EG. Für viele Hersteller ist die Frist nicht mehr „weit weg“: Sie ist ein Projekthorizont, der konkrete Maßnahmen an der technischen Dokumentation verlangt.

Diese Checkliste ersetzt keine rechtliche oder Konformitätsbewertung. Sie dient als operative Orientierung, ob die Dokumentorganisation bereit ist — oder wo zuerst eingegriffen werden muss.

1. Haben Sie erfasst, wo die Dokumentation heute liegt?

Markieren Sie ja / nein / teilweise:

Betriebs- und Wartungsanleitungen
Risikoanalyse und -beurteilung
Zeichnungen und Pläne (mechanisch, elektrisch, fluidtechnisch)
EU-Konformitätserklärungen
Zertifikate und Lieferantendokumente
Dokumentation zu unvollständigen Maschinen und relevanten Komponenten
Protokolle zu Prüfungen, Abnahmen und Verifizierungen

Lautet die Antwort „verteilt auf Server, E-Mails und private PCs“, ist der erste Schritt nicht das Umschreiben der Handbücher: Es ist die Inventur.

2. Hat jede Maschine eine klare dokumentarische Identität?

Prüfen Sie, ob Sie für aktuelle Maschinen (und weiterhin unterstützte) verknüpfen können:

Modell / Produktcode;
Seriennummer oder Maschinen-ID;
Konfiguration / montierte Optionen;
Software-Revision, falls relevant;
Kunde oder Auftrag, wenn intern nötig.

Ohne diese Verknüpfung bleibt selbst ein volles PDF-Archiv fragil: Sie wissen nicht, welches Dokument zu welcher Maschine gehört.

3. Gibt es eine einzige „gültige“ Version je Dokument?

Prüfen Sie, ob im Unternehmen klar ist:

welche Datei veröffentlicht ist;
wer veröffentlichen darf;
wie die Revision gekennzeichnet wird;
was mit früheren Versionen geschieht (Archiv, kein blindes Löschen).

Wenn mehrere „Endversionen“ kursieren, ist bei Kontrolle oder Zwischenfall schwer nachweisbar, welche Dokumentation der Maschine zu einem Zeitpunkt zugeordnet war.

4. Stimmen Maschine und Dokumente überein?

Nehmen Sie 3–5 repräsentative Maschinen (Standard, stark individualisiert, nach Auslieferung bereits aktualisiert) und prüfen Sie:

beschreibt die Anleitung die tatsächlich montierten Schutzeinrichtungen?
entsprechen die Pläne der gelieferten Anlage?
spiegeln die Wartungsanweisungen die aktuellen Komponenten wider?
sind etwaige Retrofits dokumentiert?

Dokumentarische Nichtkonformitäten entstehen oft aus kleinen, angesammelten Abweichungen, nicht aus einer leeren Akte.

5. Ist der digitale Zugang geplant (nicht improvisiert)?

Mit der breiteren Öffnung für digitale Anweisungen durch die Verordnung fragen Sie sich:

Weiß der Kunde, wo er die Anweisungen nach der Lieferung findet?
Bleiben Links über die Zeit gültig?
Gibt es einen QR-Code oder stabilen Zugang je Maschine?
Können Sie ein Dokument aktualisieren, ohne alles neu zu drucken?
Kann der Zugang geschützt werden (Passwort, Ablauf, Rechte)?

Ein Drive „offen für alle“ ist kein Prozess. Es ist ein Ausgangspunkt, den es zu überwinden gilt.

6. Sprechen die Abteilungen dieselbe Dokumentensprache?

Beziehen Sie mindestens ein:

Konstruktion / Technik;
Produktion und Abnahme;
Qualität / Konformität;
Vertrieb (was im Angebot versprochen wird);
Service und After-Sales.

Wenn der Vertrieb eine „Listen“-Anleitung sendet und die Produktion eine Variante liefert, ist die Fehlabstimmung bereits da.

7. Haben Sie einen realistischen Migrationsplan bis 2027?

Eine typische Roadmap:

Wochen 1–2: Inventur und Naming-/Ordnerregeln
Monat 1: Migration laufender Maschinen und Top-Modelle
Monate 2–3: jüngere Akten nachziehen und Revisionsprozess festlegen
Bis Ende 2026: stabiler Digitalzugang (Link/QR), Rollen und periodische Checks
Januar 2027: laufender Betrieb, kein Notfall

Im „Dezember 2026“ mit Hunderten Seriennummern zu starten ist der teuerste Weg zur Anpassung.

8. Was die Technik diese Woche tun kann

den Maschinenordner-Standard wählen;
einen Verantwortlichen für die Dokumentenveröffentlichung benennen;
den Versand von Handbüchern als E-Mail-Anhang „ohne Revision“ stoppen;
die 20 prioritären Maschinen / Modelle zur Migration listen;
bereits an Kunden gelieferte Links prüfen (wie viele funktionieren noch?).

Kleine, wiederholte Schritte schlagen ein großes, halb fertiges Projekt.

DocuPlant in der Checkliste 2027

DocuPlant hilft, die Checkliste in ein Betriebssystem zu verwandeln:

Ordner je Maschine, Anlage oder Kunde;
gesteuerte Versionen und Updates;
Freigabe mit Links und QR-Codes, Passwort und Ablauf;
Teamrollen und Aktivitätsprotokolle.

Es ersetzt weder Konformitätsakte, Risikobeurteilung noch normative Beratung: Es zentralisiert und macht die Dokumentation zugänglich, die Sie bereits erzeugen.