Le 20 janvier 2027, le règlement UE 2023/1230 relatif aux machines deviendra pleinement applicable et remplacera la directive 2006/42/CE. Pour de nombreux constructeurs, l’échéance n’est plus « lointaine » : c’est un horizon de projet qui exige des actions concrètes sur la documentation technique.
Cette checklist ne remplace pas une évaluation juridique ou de conformité. Elle sert de guide opérationnel pour savoir si l’organisation documentaire est prête — ou où intervenir en priorité.
1. Avez-vous cartographié où vit aujourd’hui la documentation ?
Cochez oui / non / partiel :
- Manuels d’utilisation et de maintenance
- Analyse et évaluation des risques
- Dessins et schémas (mécaniques, électriques, fluidiques)
- Déclarations UE de conformité
- Certificats et documents fournisseurs
- Documentation des quasi-machines et composants pertinents
- Procès-verbaux d’essais, de mises en service et de vérifications
Si la réponse est « dispersés entre serveurs, e-mails et PC personnels », le premier travail n’est pas de réécrire les manuels : c’est d’inventorier.
2. Chaque machine a-t-elle une identité documentaire claire ?
Vérifiez si, pour les machines récentes (et celles encore supportées), vous pouvez relier :
- modèle / code produit ;
- numéro de série ou matricule ;
- configuration / options montées ;
- révision logicielle, si pertinent ;
- client ou commande, quand c’est utile au suivi interne.
Sans ce lien, même une archive pleine de PDF reste fragile : vous ne savez pas quel document appartient à quelle machine.
3. Existe-t-il une seule version « valide » pour chaque document ?
Contrôlez s’il est clair en entreprise :
- quel fichier est publié ;
- qui peut le publier ;
- comment la révision est indiquée ;
- ce qu’il advient des versions précédentes (archivage, pas de suppression aveugle).
Si plusieurs « versions finales » circulent, en cas de contrôle ou d’incident il sera difficile de prouver quelle documentation était associée à la machine à un moment donné.
4. Machine et documents coïncident-ils ?
Prenez 3 à 5 machines représentatives (standard, fortement personnalisées, déjà mises à jour après livraison) et vérifiez :
- le manuel décrit-il les protections réellement montées ?
- les schémas correspondent-ils à l’installation livrée ?
- les instructions de maintenance reflètent-elles les composants actuels ?
- d’éventuels rétrofit sont-ils documentés ?
Les non-conformités documentaires naissent souvent de petits écarts cumulés, pas d’un dossier vide.
5. L’accès numérique est-il pensé (pas improvisé) ?
Avec l’ouverture plus large aux instructions numériques prévue par le règlement, demandez-vous :
- Le client sait-il où trouver les instructions après la livraison ?
- Les liens restent-ils valides dans le temps ?
- Existe-t-il un QR code ou un accès stable par machine ?
- Pouvez-vous mettre à jour un document sans tout réimprimer ?
- L’accès peut-il être protégé (mot de passe, expiration, droits) ?
Un Drive partagé « ouvert à tous » n’est pas un processus. C’est un point de départ à dépasser.
6. Les services parlent-ils le même langage documentaire ?
Impliquez au moins :
- conception / bureau d’études ;
- production et mise en service ;
- qualité / conformité ;
- commercial (ce qui est promis dans l’offre) ;
- assistance et après-vente.
Si le commercial envoie un manuel « de catalogue » et que la production livre une variante, le décalage est déjà en cours.
7. Avez-vous un plan de migration réaliste vers 2027 ?
Une feuille de route typique :
- Semaines 1–2 : inventaire et règles de naming / dossiers
- Mois 1 : migration des machines en cours et des modèles phares
- Mois 2–3 : récupération des dossiers récents et définition du processus de révision
- D’ici fin 2026 : accès numérique stable (lien/QR), rôles et contrôles périodiques
- Janvier 2027 : fonctionnement en régime, pas d’urgence
Démarrer « en décembre 2026 » sur des centaines de matricules est la façon la plus coûteuse de s’adapter.
8. Ce que le bureau d’études peut faire tout de suite (cette semaine)
- choisir le standard de dossier machine ;
- nommer un responsable de la publication documentaire ;
- bloquer l’envoi de manuels en pièce jointe e-mail « sans révision » ;
- lister les 20 machines / modèles prioritaires à migrer ;
- vérifier les liens déjà remis aux clients (combien fonctionnent encore ?).
De petites actions répétées battent un grand projet laissé à moitié.
DocuPlant dans la checklist 2027
DocuPlant aide à transformer la checklist en système opérationnel :
- dossiers par machine, installation ou client ;
- versions et mises à jour sous contrôle ;
- partage avec liens et QR codes, mot de passe et expiration ;
- rôles pour l’équipe et journaux d’activité.
Il ne remplace pas le dossier de conformité, l’analyse des risques ni le conseil réglementaire : il centralise et rend accessible la documentation que vous produisez déjà.
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